Sales Admin Officer Adalah

Membantu Penjualan dalam Bisnis

Tanggung jawab pertama yang harus dilakukan oleh seorang admin sales adalah turut membantu dalam penjualan. Jadi, admin sales buka semerta-merta hanya back office dari sales saja. Admin sales juga turun langsung untuk membantu sales, tetapi tugasnya tidak ‘seberat’ sales.

Sales adalah pekerjaan yang membutuhkan target, begitupun juga dengan admin sales. Terdapat target penjualan yang harus dicapai oleh seorang admin sales. Jadi, seorang admin sales harus mampu untuk menjaga harga jual yang telah ditentukan oleh sebuah bisnis meskipun dalam realitanya pasti akan terdapat tawar menawar dari pihak calon pelanggan.

Admin Sales adalah Profesi di Balik Layar Penjualan

Jadi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan sales admin? Istilah ini mungkin masih agak asing bagi sebagian orang. Banyak orang yang lebih mengenal posisi sales atau tim penjualan dalam dunia bisnis. Mereka belum paham bahwa di balik posisi seorang sales, ada administrator sales yang bertugas membantu proses penjualan.

Sales admin adalah peran atau posisi dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk melakukan berbagai tugas administratif yang mendukung departemen penjualan. Peran ini biasanya meliputi pekerjaan kantor dan tugas-tugas administratif yang mendukung kegiatan penjualan dan pemasaran.

Seorang sales admin membantu memastikan bahwa tim penjualan dapat bekerja dengan efisien dan fokus pada kegiatan penjualan inti mereka, sedangkan tugas administratifnya diurus oleh sales admin. Peran ini dapat bervariasi tergantung pada skala dan jenis perusahaan. Tetapi secara umum, sales admin mendukung efisiensi dan kelancaran operasional departemen penjualan.

Jadi, apa yang membedakan antara sales yang beroperasi di lapangan dan seorang sales admin? Seorang sales terlibat langsung dalam interaksi dengan pelanggan di lapangan, sementara seorang sales admin bekerja di balik layar.

Baca Juga: Jenis-Jenis Sales yang Meningkatkan Pendapatan Bisnis

Pengertian Admin Sales adalah

Sebelum kamu mengetahui tentang admin sales adalah pekerjaan yang seperti apa, kamu harus tahu terlebih dahulu tentang sales. Sales atau penjualan merupakan suatu kegiatan atau pekerjaan, di mana aktivitas penjualan produk dilakukan. Bisa dibilang, sales merupakan garda terdepan dari sebuah bisnis karena sales adalah orang yang terjun langsung untuk menemui pelanggan.

Nah, beda halnya dengan sales, admin sales adalah salah satu divisi dalam sales yang merupakan back office dari sales itu sendiri. Admin sales bertugas untuk mengatur seluruh administrasi penjualan yang dilakukan oleh sales. Maka dari itu, sales tidak dapat bekerja secara mandiri karena banyak hal yang harus diurus.

Baca juga : Cara Mengumpulkan Database Pelanggan dan Apa Manfaatnya

Meskipun admin sales adalah back office dari sales, namun admin sales juga ikut berpartisipasi dan bertanggung jawab atas proses penjualan dalam sebuah bisnis. Jadi, admin sales terkadang turut terjung langsung di lapangan dengan tujuan agar target yang diberikan bisa tercapai. Admin sales juga turut memegang data calon pelanggan potensial, sehingga ketika sales terjun langsung ke lapangan tidak random untuk mencari pelanggan.

Mengelola Dokumen Penjualan

Tahapan berikutnya adalah membuat, memelihara, dan mengelola semua bentuk dokumen penjualan. Sales admin perlu menyusun dan mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut untuk referensi dan kebutuhan evaluasi bisnis di masa mendatang.

Koordinasi dengan Tim Produksi dan Gudang

Cara kerja sales admin berikutnya adalah berkomunikasi dengan tim produksi untuk memastikan ketersediaan produk atau layanan. Selain itu mereka juga harus selalu berkoordinasi dengan pihak gudang untuk pemenuhan pesanan dan pengiriman.

Tanggung Jawab dari Admin Sales

Apakah kamu sudah paham tentang admin sales adalah pekerjaan yang seperti apa? Jika sudah, sekarang kamu harus tahu tanggung jawab yang harus dilakukan oleh seorang admin sales. Berikut penjelasannya.

Melakukan Komunikasi Internal dan Eksternal

Menangani komunikasi internal dan eksternal terkait penjualan melalui surat, email, dan telepon merupakan tahapan kerja mereka selanjutnya. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memfasilitasi koordinasi antara anggota tim penjualan.

Memperbarui Database Pelanggan

Jika sudah selesai, sales admin akan memasukkan atau memperbarui informasi pelanggan dalam database. Tujuannya adalah untuk memastikan data pelanggan tetap akurat dan terkini.

Pengelolaan Dokumen Penjualan

Membuat, memelihara, dan mengelola dokumen penjualan seperti penawaran, kontrak, dan faktur.

Menyusun dan mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut untuk referensi dan audit.

Administrasi Penjualan

Sudah terlihat dari namanya, berarti admin sales adalah orang yang bertanggung jawab atas administrasi sales. Tugas administrasi penjualan dari seorang admin sales meliputi pembuatan invoice, penagihan atas pembayaran pelanggan, double check input pesanan pelanggan, dan melakukan arsip atas data pelanggan dan catatan dari penjualan.

Baca juga : Ketahui Beberapa Contoh Strategi Pemasaran yang Efektif

Selain itu, admin sales juga harus memastikan seluruh pesanan pelanggan sudah berjalan dengan baik, seperti dari hal kesiapan sampai proses pengirimannya. Jadi, admin sales juga harus melakukan kerjasama dengan bagian logistik untuk mengetahui update terbaru tentang pengiriman. Admin sales juga harus melaporkan setiap permasalahan yang terjadi sebagai bahan untuk evaluasi.